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采购部工作程序

2011/5/13 14:44:00

信息内容

1．所有的采购申请应尽量通过库房来提出。所有的采购任务都由采购部完成。

2．所有采购的物品(包括服务合同)要由3个竞价中选出，如果没有3个竞价，采购部必需说明原因。

3．采购部要对所购物品的质量及价格负责，并保证物品按采购申请单上的日期供货。

4．如果提交采购申请单或订货单后，价格上涨，采购部要查看其他供货商的价格并报知成控经理，最后由财务总监和总经理决定、批准。

程序：

采购项目授权申请人单据／文件

食品总厨／食品库保管理员市场单／食品和饮品申请表

干货总厨／食品库保管员食品单

饮品酒水库保管员饮品单

物品物品库保管员采购申请单

工程备件：工程部采购申请单

固定资产申请部门采购申请单

维修等服务项目申请部门备忘录及有关所需服务的说明

直接采购申请部门采购申请单

除工程、固定资产和维修等服务项目以外，所有部门申请购买的食品或物品都必须得到大厨或库房保管员的审批和确认，大厨和库房保管员要保存各部门申购物品的有关单据，如果库存不足或缺货，只有大厨和库房保管员可以直接向采购部提交采购申请单，并在单上注明日前库存量和千均消费量。

不同物品采购程序如下

a)食品的采购、市场单

日需食品的采购，由食品库保管员提单(市场单)，—式—三联，必须填写库存量和所需订购数量，然后送交大厨，由大厨检查订购数量，必要时做删减或增补，采购部门根据此单寻找最合理的价格并填在市场单上，市场单联送到收货部以确认所购食品，当收到所购食品后，收货员将票和市场单—起送到计财部。

b)干货采购、食品单

干货的采购(食品单)和食品采购程序一样，每周采购一次，食品单的—份由食品库保存，其他两份分别送到采购部和收货部。

c)饮品的采购、饮品单

饮品单由酒水库保管员填写目前库存量和需要订购的数量，然后将此单送到成控经理处审查，由餐饮部经理批准，一份由酒水库保管员保存，另外一份送到采购部下订单，酒水库保管应根据库存量和营业消费情况，每有计划地进行一次订购。

d)物品采购、采购申请单

为了统一管理和发放，除库里没有的东西以外，各种物品的采购都必须通过物品库。当库存量低于正常标准时，物品库保管员要填写物品采购申请单，并由库房经理签字，如果是厨房用品，订购数量需大厨审定，采购部根据物品的数量、质量、价格、发货期等因素，推荐合适的供货商，填好的表格送到财务监和总经理处认可批准，根据批准后的申请单，采购部填写购单，订购单按号码顺序发放，并记录备案，订购单一式5份，并按如下顺序分发：

原件(白色)供货商

第二联(粉色)购货应付款

第三联(蓝色)收货部

第四联(绿色)申请部门

第五联(黄色)采购部

定购单和批准了的申请单一起送到财务总监和总经理处作最后审定。

e)工程用品的采购

工程部要在采购申请单上注明所购零配件，电线和灯泡等需订购物品的品名采购部要提供3个不同供货商的报价，并填写在申请单上，其中一个价格来自代理商，另外两个来自经销商，然后送到总经理处批准。申请单批准后，采购部要填写定购单，并与申请单一起送到财务总监和总经理处报批。

f)固定资产的采购

所有固定资产项目的申购表先由部门领导审批签字然后送到计财部检查，申请部门必须写出购置理由，申购表由财务总监审后送到总经理处审批，如果某些项目金额超过人民币2，000元，还要送董事会财务审批。

g)服务合同

服务项目(修理和维修)，先由工程部写出报告(备忘录)，在报告中应写明服务的性质，原因以及服务的规格，申请服务的备忘录送到采购部以获取3个不同的报价，并填写在备忘录上，然后再送到总经理处报批，批准后，采购部要填写采购单，和申请备忘录一起送到计财部和总经理处最后审批。

h)直接采购物品，

采购申请单直接采购的物品是库存没有的东西，这样采购的物品直接从收货部送到申请部门，申请直接采购，部门领导要从库房保管员那里取采购申请表，并填写原因，所需数量及其他细节，此表送采购部，采购部要提供 3个不同供货商的价格，填写好的表格再送到总经理处审查批准，接到批准的申请表后，采购部要填写采购单，和批准了的申请表一起送到财务总监和总经理处最后审批。

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